第二十三中国北方国际自行车电动车展览会

会议室使用管理细则 

1、租用会议室流程

租用场馆会议场地举办会议，活动进场前必须办妥以下手续：

（1） 租用会议室的会议组织者必须是中国北方国际自行车电动车展览会的参展商，在此基础上，与组委会签订《会议室租用协议》，并按照合同要求缴纳款项，如发现参展商转租或倒卖会议室的情形，组委会有权收回会议室的使用权，所缴纳的费用不予退还，发生的一切后果由参展商承担，与展会组委会无关。

（2）会议室禁止一切表演活动，禁止搭建舞台等设施，禁止线阵音箱等高频率、大功率功放设备及高分贝乐器进入会场。

（3）除场馆提供的会场常规布置外，参展商如有其他布场安排，请在布展前15天向主场服务商申报，并附上相关布场详细方案及图纸。

（4）参展商未按上述规定办理进场手续的，主场服务商有权拒绝进场直至取消活动，因此所产生的一切责任及后果由参展商承担。

2、会议室使用管理规定

（1）租用会议室的参展商所举办的会议活动应遵守国家的法律法规及本管理规定，并对其活动内容承担法律责任。在活动过程中如发现违法违禁内容或违反本管理规定的，参展商应立即撤换并出具书面证明，经组委会、主场服务商及场馆三方确认，同意后方可举办会议活动。拒不改正者，组委会有权责令其退出活动场所，取消活动安排，并向公安机关、工商等部门举报。此前收取的费用概不退还，因此所产生的一切责任及损失自行承担。同时，组委会将保留向责任方进一步索取赔偿的权利。

（2）会议室使用结束后，当天撤展并办理交接手续。

（3）需调整摆设的会议（活动）场地，于展会举办一周前提交摆设图形或文字方案，并在会前对会场摆设予以确认。

（4）租用方须爱惜展馆设施，会前仔细查验会场墙面、地毯等设施，发现破损拍照留存，并与展馆方确认，使用结束后，展馆方查验发现破损的，须照价赔偿，与中国北方国际自行车电动车展览会组委会及主场服务商无关。

（5）租用方保持会场内清洁。请勿携带易燃、易爆等有消防隐患的物品进入会场内，会场内严禁使用烟花、烟雾等设备。

（6）会场内严禁吸烟。如违反禁烟规定，展馆方有权对吸烟行为进行制止，如因吸烟造成地毯、桌椅、墙面等损坏，须照价赔偿。

（7）会议期间工作人员及参会人员贵重物品自行保管，并在会议结束后将所有物品及时清理干净。

（8）如需另外增加服务及设备，另行办理租用手续，租金参照展馆现行价格标准。

（9）会场内禁止用餐。

（10）会议室内严禁为电动车充电，以防止因线路或电池过热等原因引起的火灾等事故。

（11）租用方应合理控制活动参与人数，不得超出举办场地所能承载的最大人流量并消除一切安全隐患，否则，组委会及主场服务商有权要求租用方进行整改，拒不整改的，组委会及主场服务商有权要求停止或取消活动，因此所产生的一切责任及损失由租用方承担。

（12）租用方在租用场地期间所作出的一切行为与组委会及主场服务商无关，因此所产生的一切责任及后果由租用方承担。                                       

3、 会议室使用要求

参展商如因活动需使用国家会展中心（天津）展馆会议室时，请遵守以下有关规定：

（1）会议室及设备收费均按节计算，4 小时为一节，不足一节按一节计算。

（2）27#-32#会议室整间租用，含贵宾室、同传间或设备间；租用一半面积及贵宾室、同传间或设备间收取相应费用，不赠送。

（3）租用贵宾室及会议室（含赠送的）及S16多功能厅的，在场地排期允许使用的情况下，赠送布置及撤场时间共8 小时，具体赠送时长以展馆方确认为准。

（4）租用贵宾室及会议室（含赠送的），需缴纳押金，每副同声翻译接收机需缴纳押金，会议活动结束安全撤场后，经展馆方验收，如无损坏，则退还押金。

（5）请于进场前7 天向展馆方申报相关需求(如会场摆台形式、设备使用情况、搭建装饰方案、用电等)，由展馆方推荐合适的会议室并办理相关手续。其中搭建装饰方案需经展馆方审核同意后方可安排搭建;台型摆放(仅限展馆已有家具)，同一空间同一场次会议免费提供一次摆台服务。如需翻台服务，按实际工作量收取费用

（6）根据摆台形式及人数提供相应数量的纸笔和瓶装水。

（7）租用贵宾室及会议室（含赠送的），在租用时间内，基础照明和空调（制冷制热）同步开放；提供基础保洁和基础音响设备。

（8）如租用AV及同传设备，工作人员将于会前调试完毕并交付使用。

（9）如需额外用电，根据展厅用电收费标准执行。

（10）布、撤展期间，如有物品须撤离会议厅（室），须凭组委会出具的放行条，经安保人员查验后放行。

（11）在撤场结束前，须将活动区域的搭建垃圾及物品清理带走，如将垃圾及物品丢弃在场馆红线范围内或展馆周边，将不予退还施工搭建押金。

（12）场馆工作人员将对可能造成会议室物业损伤的野蛮施工行为予以制止和处理，因此而造成的工期延误等过失责任由施工单位自负。

以下项目为严格遵守项目：

（1）不要擅自移动会议厅（室）内、外固定设施。

（2）施工搭建须与会议厅（室）墙面保持 1.0 米以上距离，不得在墙面上有任何搭靠、牵拉、碰撞和钻孔。

（3）禁止使用泡沫胶、玻璃胶、钉硬物、钻孔等可能对物业造成损伤的方式在会议厅（室）物业上安装、悬挂物品、张贴标识。

（4）禁止直接在地毯、木板及大理石地方上施工，须铺盖25px以上厚度的地毯作为保护，钢管钢柱等构件不得直接垂直施力于地毯上，钢管钢柱与地毯之间应采用大于500px乘以500px的木板垫底。

（5）禁止使用明火、切割、打磨、电焊、气焊、喷漆、台式电锯等危险作业。

（6）禁止在场内吸烟，禁止安装氢气球、携带烟花等易燃、易爆物品。

（7）禁止汽车、电瓶车、叉车、货车等机动车辆进入会议厅（室）。

（8）其他有损场地及组委会合法权益的行为。

（9）参展商违反上述规定内容的，组委会及主场服务商有权要求参展商进行整改，逾期未整改的或整改后仍不符合本规定内容的，组委会及主场服务商有权停止和取消所举办的活动，收回出租的场地，因此所产生的一切责任及损失由参展商承担。