中国北方国际自行车电动车展览会

CHINA NORTH INTERNATIONAL BICYCLE & E-BIKE EXHIBITION

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会议室使用规定 Meeting room use regulations

第二十一届中国北方国际自行车电动车展览会

2021-11-30 14:10
会议室使用管理细则
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第二十一届中国北方国际自行车电动车展览会

会议室使用管理细则

一、租用会议室流程

租用场馆会议场地举办会议,活动进场前必须办妥以下手续:

A. 租用会议室的会议组织者必须是中国北方国际自行车电动车展览会的参展商,在此基础上,与组委会签订《会议室租用协议》,并按照合同要求缴纳款项,如发现参展商转租或倒卖会议室的情形,组委会有权收回会议室的使用权,所缴纳的费用不予退还,发生的一切后果由参展商承担,与展会组委会无关。

B. 会议室禁止一切表演活动,禁止搭建舞台等设施,禁止线阵音箱等高频率、大功率功放设备及高分贝乐器进入会场。

C. 除场馆提供的会场常规布置外,参展商如有其他布场安排,请在布展前15天向主场服务商申报,并附上相关布场详细方案及图纸。

D. 参展商未按上述规定办理进场手续的,主场服务商有权拒绝进场直至取消活动,因此所产生的一切责任及后果由参展商承担。

二、会议室使用管理规定

a. 租用会议室的参展商所举办的会议活动应遵守国家的法律法规及本管理规定,并对其活动内容承担法律责任。在活动过程中如发现违法违禁内容或违反本管理规定的,参展商应立即撤换并出具书面证明,经组委会、主场服务商及场馆三方确认,同意后方可举办会议活动。拒不改正者,组委会有权责令其退出活动场所,取消活动安排,并向公安机关、工商等部门举报。此前收取的费用概不退还,因此所产生的一切责任及损失自行承担。同时,组委会将保留向责任方进一步索取赔偿的权利。

b. 会议室使用时间为上午8:30-12:30,下午13:30-17:30;会议室不提供免费布场时间,布场时间按小时收取费用(详见会议室施工及接驳价目表);每天17:30后布置会场将收取加班费,费用按展馆规定收取;会议室超时按加班收取相应费用。具体收费标准参照展馆规定。

c. 会议室使用结束后,当天撤展并办理交接手续。

d. 需调整摆设的会议(活动)场地,于展会举办一周前提交摆设图形或文字方案,并在会前对会场摆设予以确认。

e. 租用方须爱惜展馆设施,会前仔细查验会场墙面、地毯等设施,发现破损拍照留存,并与展馆方确认,使用结束后,展馆方查验发现破损的,须照价赔偿,与中国北方国际自行车电动车展览会组委会及主场服务商无关。

f. 租用方保持会场内清洁。请勿携带易燃、易爆等有消防隐患的物品进入会场内,会场内严禁使用烟花、烟雾等设备。

g. 会场内严禁吸烟。如违反禁烟规定,展馆方有权对吸烟行为进行制止,如因吸烟造成地毯、桌椅、墙面等损坏,须照价赔偿。

h. 会议期间工作人员及参会人员贵重物品自行保管,并在会议结束后将所有物品及时清理干净。

i. 如需另外增加服务及设备,另行办理租用手续,租金参照展馆现行价格标准。

j. 会场内禁止用餐。

k.  会议室内严禁为电动车充电,以防止因线路或电池过热等原因引起的火灾等事故。

l. 租用方应合理控制活动参与人数,不得超出举办场地所能承载的最大人流量并消除一切安全隐患,否则,组委会及主场服务商有权要求租用方进行整改,拒不整改的,组委会及主场服务商有权要求停止或取消活动,因此所产生的一切责任及损失由租用方承担。

m. 租用方在租用场地期间所作出的一切行为与组委会及主场服务商无关,因此所产生的一切责任及后果由租用方承担。                                         

三、 会议室搭建管理规定

参展商如因活动需要在天津梅江会展中心会议厅(室)进行布场施工,请遵守以下有关规定:

a. 租用会议室的参展商所委托的搭建商必须在布展前15天向主场服务商进行报馆初审,未在规定日期内办理报馆手续的,主场服务商有权拒绝其进场施工。

b. 会议室使用时间为上午8:30-12:30,下午13:30-17:30;会议室不提供免费搭建时间,搭建时间按小时收取费用(收费标准详见会议室施工及接驳价目表);每天17:30后布置会场将收取加班费,会议室超时使用也将收取加班费。具体收费标准参照会议室施工及接驳价目表。

c. 布、撤展期间,货车请在指定地点临时停放和装卸货物,施工物品按指定路线搬运,搬运过程中应采取防护措施以免对沿途地面,货梯,及其他会议室设施造成破坏。

d. 会议室(厅)不允许进行工程搭建。靠近墙边空调风口处如需搭建,与风口保持1.5米以上的水平距离。

e. 灯光设施的搭建高度不得超过会议厅(室)的工程搭建限高,其跨度及负重不得超过其产品的设计范围。

f. 布、撤展期间,如有物品须撤离会议厅(室),须凭组委会出具的放行条,经安保人员查验后放行。

g. 在撤场结束前,须将活动区域的搭建垃圾及物品清理带走,如将垃圾及物品丢弃在场馆红线范围内或展馆周边,将不予退还施工搭建押金。

h. 场馆工作人员将对可能造成会议室物业损伤的野蛮施工行为予以制止和处理,因此而造成的工期延误等过失责任由施工单位自负。

以下项目为严格禁止项目:

1) 不要擅自移动会议厅(室)内、外固定设施。

2) 施工搭建须与会议厅(室)墙面保持 1.0 米以上距离,不得在墙面上有任何搭靠、牵拉、碰撞和钻孔。

3) 禁止使用泡沫胶、玻璃胶、钉硬物、钻孔等可能对物业造成损伤的方式在会议厅(室)物业上安装、悬挂物品、张贴标识。

4) 禁止直接在地摊、木板及大理石地方上施工,须铺盖25px以上厚度的地摊作为保护,钢管钢柱等构件不得直接垂直施力于地摊上,钢管钢柱与地毯之间应采用大于500px乘以500px的木板垫底。

5) 禁止使用明火、切割、打磨、电焊、气焊、喷漆、台式电锯等危险作业。

6) 禁止在场内吸烟,禁止安装氢气球、携带烟花等易燃、易爆物品。

7) 禁止汽车、电瓶车、叉车、货车等机动车辆进入会议厅(室)。

8) 其他有损场地及组委会合法权益的行为。

i 参展商违反上述规定内容的,组委会及主场服务商有权要求参展商进行整改,逾期未整改的或整改后仍不符合本规定内容的,组委会及主场服务商有权停止和取消所举办的活动,收回出租的场地,因此所产生的一切责任及损失由参展商承担。


二十一届中国北方国际自行车电动车展览会

会议室施工及接驳价目表

展商名称:                                                    会议室号:                            

搭建商单位名称:                     施工负责人:            联系电话:              


项目-01.jpg

注意事项:

1、带“¨”符号项目为必填,且需布展期前缴纳,现场办理将按原价加收50%的服务费。

2、价格目录中分为“推荐搭建商”和“非推荐搭建商”,请各位搭建商根据实际情况填写,系统也将根据实际情况默认所属价格政策。

3、所申请的用电负荷必须大于展台所有电气设备(展台设施用电及参展商设备用电)的实际用电负荷,如现场发现超负荷用电,将处以2000元/次的罚款,罚金从搭建押金中扣除;现场办理增电服务将按原价加收50%的服务费。

4、特装施工管理及清洁押金的汇款方须与特装展台搭建委托书的搭建商名称一致,否则押金退回并将视为未缴纳。

5、开票信息应与汇款账户名称的信息一致,否则不予开票。请将开票信息填至下表。

为保证信息准确,请工整填写!

(1)开票资料:

3.3.4会议室施工及接驳价目表04-01-01.jpg

(2)发票快递

3.3.4会议室施工及接驳价目表04-01.jpg

6、以上费用明细及相关注意事项为各方真实意思表示,对各方具有法律约束力,如参展商或搭建商任何一方违反上述内容或所提供信息与客观信息不一致的,因此所产生的一切责任和损失由参展商与搭建商连带承担,给主场服务商造成损失的,参展商与搭建商应承担连带赔偿责任,同时,主场服务商有权随时中断包括但不限于供电、停工等全部主场服务至整改合格

 

 

 押金:              其他施工费用:               总计:                    

 

参展商(搭建商)核算确认签字(盖章):                   日期:2022年             

 



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